Laatst bijgewerkt: 01-07-2026
1. Wie zijn wij?
Zincaro Coaching met Paarden B.V. (hierna: “Zincaro”) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.
Verwerkingsverantwoordelijke
Zincaro Coaching met Paarden B.V., gevestigd te Alkmaar en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75408295.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
- voor- en achternaam;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- geboortedatum (indien relevant voor de begeleiding);
- factuur- en betaalgegevens;
- gegevens die je zelf verstrekt via het contactformulier;
- intakegegevens;
- coachingsdoelen;
- coachingsnotities;
- ingevulde vragenlijsten;
- documenten die tijdens het traject worden gedeeld;
- correspondentie per e-mail of telefoon.
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van onze dienstverlening.
3. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het beantwoorden van vragen;
- het plannen van afspraken;
- het uitvoeren van coachings- en begeleidingstrajecten;
- het bijhouden van een coachingsdossier;
- het opstellen en verzenden van offertes en facturen;
- het uitvoeren van de financiële administratie;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het verbeteren van onze dienstverlening.
Persoonsgegevens worden nooit gebruikt voor marketingdoeleinden zonder jouw toestemming.
4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit gebeurt op basis van:
- jouw toestemming;
- de uitvoering van een overeenkomst;
- een wettelijke verplichting;
- een gerechtvaardigd belang, zoals een zorgvuldige administratie of kwaliteitsbewaking.
5. Coaching van minderjarigen
Zincaro begeleidt ook kinderen en jongeren.
Wanneer een deelnemer jonger is dan 16 jaar verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, voor zover de wet dit vereist.
Communicatie verloopt in beginsel via de ouder of verzorger.
Persoonsgegevens van minderjarigen worden met extra zorgvuldigheid behandeld en uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.
6. Coachingsdossiers en verslaglegging
Voor een goede begeleiding kan Zincaro een coachingsdossier bijhouden.
Een coachingsdossier kan onder andere bestaan uit:
- intakegegevens;
- coachingsdoelen;
- voortgangsnotities;
- ingevulde vragenlijsten;
- relevante documenten;
- evaluaties.
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van het coachingstraject.
Alle dossiers worden vertrouwelijk behandeld en zijn uitsluitend toegankelijk voor personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de begeleiding.
Coachingsdossiers worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de begeleiding en de naleving van wettelijke verplichtingen. Toegang tot deze dossiers is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
7. Praktijkorganisatie
Voor het plannen en uitvoeren van coachtrajecten maakt Zincaro gebruik van Apollo.
Binnen dit beveiligde praktijkplatform worden persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van:
- het plannen van afspraken;
- het beheren van cliëntgegevens;
- het bijhouden van coachingsnotities;
- het invullen van vragenlijsten;
- het opstellen en digitaal ondertekenen van documenten;
- het delen van relevante documenten tijdens het begeleidingstraject.
Met Apollo is een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Apollo verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Zincaro en treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Unie (Ierland). Hierdoor vindt de verwerking van persoonsgegevens plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
8. Contactformulieren
Wanneer je via onze website contact opneemt, worden de ingevulde gegevens verwerkt via Gravity Forms.
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om contact met je op te nemen of jouw aanvraag te behandelen.
9. Foto’s en video’s
Tijdens coachsessies, trainingen of workshops kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.
Foto- of videomateriaal wordt uitsluitend gemaakt en gebruikt nadat hiervoor vooraf toestemming is gegeven.
Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken.
10. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, waaronder:
- Apollo (praktijksoftware voor cliëntadministratie en dossierbeheer);
- Duximus (hosting van de website);
- Gravity Forms (contactformulieren);
- CookieYes (cookiebeheer).
Met partijen die namens Zincaro persoonsgegevens verwerken, is – indien wettelijk vereist – een verwerkersovereenkomst gesloten of zijn andere passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.
Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.
11. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvragen | maximaal 2 jaar |
| Coachingsdossiers | maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft |
| Facturen en financiële administratie | 7 jaar |
| Correspondentie | zolang noodzakelijk voor de dienstverlening |
| Foto’s en video’s | zolang toestemming geldt of totdat toestemming wordt ingetrokken |
12. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies.
Wij gebruiken uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website en – indien je daarvoor toestemming geeft – analytische of overige cookies.
Voor het beheren van jouw cookievoorkeuren maken wij gebruik van CookieYes.
Meer informatie vind je in onze cookieverklaring.
13. Beveiliging
Zincaro neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of onrechtmatige verwerking.
Onder andere maken wij gebruik van:
- beveiligde SSL/TLS-verbindingen;
- sterke wachtwoorden en waar mogelijk meervoudige authenticatie;
- beperkte toegang tot persoonsgegevens;
- beveiligde praktijksoftware;
- beveiligde hosting binnen de Europese Unie;
- periodieke updates van systemen en software.
Ook onze verwerkers zijn contractueel verplicht passende beveiligingsmaatregelen te treffen die voldoen aan de eisen van de AVG.
Hoewel wij ons inspannen om persoonsgegevens optimaal te beveiligen, kan geen enkele digitale omgeving volledige veiligheid garanderen.
14. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- jouw persoonsgegevens in te zien;
- persoonsgegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te beperken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking;
- jouw toestemming in te trekken;
- jouw gegevens over te dragen (dataportabiliteit).
Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@zincaro.nl.
Wij reageren uiterlijk binnen één maand op jouw verzoek.
15. Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens?
Neem dan eerst contact met ons op. Wij zoeken graag samen naar een passende oplossing.
Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen
Zincaro behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
De meest actuele versie is altijd beschikbaar op www.zincaro.nl.
17. Contact
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens?
Neem gerust contact met ons op.
Zincaro Coaching met Paarden B.V.
E-mail: info@zincaro.nl
Website: www.zincaro.nl
